Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden? Wann darf was vernichtet werden? Wann muss etwas vernichtet werden?
Aus Datenschutzsicht, ist die Fragen nicht wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, sondern wie lange darf ich Unterlagen aufbewahren. Personenbezogen Daten dürfen gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Fällt die Zweckbindung weg, dürfen solche Daten nicht verarbeitet werden. Es entsteht somit ein direkter Löschzwang.
Dem Löschzwang gegenüber stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dies sind z.B. in der Abgabenordnung (AO), dem Handelstgesetzbuch (HGB) und anderen Gesetzen und Verordnungen vorgegen. U.a. sind auch Vorgaben in §76 BDSG zu automatisierten Verarbeitungssystem aufgeführt. Die Aufbewahrungsfristen bilden eine neue legitime Zweckbindung. Somit dürfen die ursprünglich verarbeiteten personenbezogen Daten weiterverarbeitet (explizit gespeichert bzw. aufbewahrt) werden, um diese nach Ablauf der Frist entsprechend zu vernichten.
Die Datenvernichtung richtet sich nach dem Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten. Dabei ist es generell unabhängig, ob diese in elektronischer oder in nicht elektronisch Form, analog, papierhaft oder digital vorliegen. Sind Daten physisch greifbar, haben sich entsprechende Zerkleinerungsstufe an der DIN 66399 zu orientieren. Bei digitalen Daten ist insbesondere darauf zu achten, dass diese irreversibel gelöscht werden.
Wichtig: werden Daten durch einen Dritten vernichtet, handelt es sich dabei um eine Auftragsverarbeitung. Diese muss gem. Art. 28 DS-GVO mit einem schriftlichen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) erfolgen und ist gem. Art. 30 DS-GVO dokumentationspflichtig.
| Prozesse / Dokument | Aufbewahrungsfrist | Grundlage |
|---|---|---|
| Abhängigkeitserklärungen | 10 Jahre | |
| Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen | 10 Jahre | |
| Abrechnungsbelege | 10 Jahre | |
| Abtretungserklärungen | 6 Jahre | |
| Akkordunterlagen | 10 Jahre | |
| Akkreditive | 6 Jahre | |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 Jahre | |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 Jahre | |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | nach Angebotsabsage | |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 Jahre | |
| Angestelltenversicherung | 10 Jahre | |
| Anhang | 10 Jahre | |
| Anlageverzeichnisse | 6 Jahre | |
| Anleihebücher | 10 Jahre | |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre | |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 10 Jahre | |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahre | |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre | |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahre | |
| Bahnfrachtbriefe | 6 Jahre | |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahre | |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre | |
| Bauakten | (Lebensdauer des Bauwerks) | |
| Bauantragskostennachweise | (Lebensdauer des Bauwerks) | |
| Baubeschreibungen | (Lebensdauer des Bauwerks) | |
| Baubücher | (Lebensdauer des Bauwerks) | |
| Baugenehmigungen | (Lebensdauer des Bauwerks) | |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 Jahre | |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 Jahre | |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 Jahre | |
| Beteiligungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 Jahre | |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 Jahre | |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre | |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Bewirtungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Bilanzanlagen | 10 Jahre | |
| Bilanzen | 10 Jahre | |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 10 Jahre | |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Carnet-Zolldokumente | 6 Jahre | |
| Clearing-Belege | 10 Jahre | |
| Clearingauszüge | 6 Jahre | |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahre | |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 Jahre | |
| Datensicherungen | 10 Jahre | |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 Jahre | |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 10 Jahre | |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 Jahre | |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 Jahre | |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahre | GoBD i.V.m. § 145 AO, § 238 HGB |
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 Jahre | |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 Jahre | |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 Jahre | |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | |
| Eingangsrechnugnen | 10 Jahre | |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahre | |
| Exportunterlagen | 6 Jahre | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | |
| Freistempelabrechnungen | 10 Jahre | |
| Gehaltslisten | 10 Jahre | |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | |
| Geschenknachweise | 10 Jahre | |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 Jahre | |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 Jahre | |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 Jahre | |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 Jahre | |
| Gutachten | 10 Jahre | |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 Jahre | |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | |
| Handelsbücher | 10 Jahre | |
| Handelsregisterauszüge | 10 Jahre | |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | |
| Hauptbücher | 10 Jahre | |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 Jahre | |
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 Jahre | |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 Jahre | |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre | |
| Investitionszulagen Unterlagen | 6 Jahre | |
| Jahresabschluss | 10 Jahre | |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahre | |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 Jahre | |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahre | |
| Kalkulationsunterlagen | 10 Jahre | |
| Kassenberichte | 10 Jahre | |
| Kassenbücher und -blätter | 10 Jahre | |
| Kassenzettel | 10 Jahre | |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 Jahre | |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 Jahre | |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahre | |
| Kostenträgerrechnungen | 10 Jahre | |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 Jahre | |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 Jahre | |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 Jahre | |
| Ladescheine | 10 Jahre | |
| Lagebericht | 10 Jahre | |
| Lagerbücher | 10 Jahre | |
| Lastschriftanzeigen | 10 Jahre | |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 Jahre | |
| Leergutabrechnungen | 6 Jahre | |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 Jahre | |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 10 Jahre | |
| Lohnlisten | 10 Jahre | |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 Jahre | |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahre | |
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 Jahre | |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 Jahre | |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre | |
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Nebenbücher | 10 Jahre | |
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 Jahre | |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 Jahre | |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege;nach Vertragsende) | 10 Jahre | |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe;nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 Jahre | |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 Jahre | |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 Jahre | |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 Jahre | |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Postquittungsbücher | 10 Jahre | |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 Jahre | |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Erhebungen inautomatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagament) | 1 Jahr | §76 Abs. 4 BDSG |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 Jahre | |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 Jahre | |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 Jahre | |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 Jahre | |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre | |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | |
| Saldenlisten | 10 Jahre | |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 Jahre | |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Schriftwechsel | 6 Jahre | |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 Jahre | |
| Schuldtitel | 10 Jahre | |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre | |
| Telefonkostennachweise | 10 Jahre | |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahre | |
| Überstundenlisten | 10 Jahre | |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 Jahre | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre | |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 Jahre | |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 Jahre | |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 Jahre | |
| Viehregister | 10 Jahre | |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahre | |
| Wechsel | 10 Jahre | |
| Weihnachtsgratifikation | 10 Jahre | |
| Werbegeschenkenachweise | 10 Jahre | |
| Werbekostenbelege | 10 Jahre | |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Wildhandelsbücher | 10 Jahre | |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | |
| Zessionen | 6 Jahre | |
| Zinsabrechnungen | 10 Jahre | |
| Zollbelege | 10 Jahre | |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 Jahre | |
| Zustellungsquittungen | 6 Jahre | |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre |
Trotz sorgfältiger Recherche können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.